Neben den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ergeben sich für den elektronischen Schriftverkehr darüber hinausgehende Vorschriften.
Das E-Mail-Archiv muss einerseits besondere Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen.
Andererseits ist spätestens seit 2018 auch die DS-GVO einzuhalten.
Die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung sehen wie folgt aus:
- Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
- Das Archivsystem muss gegen Verlust, Vernichtung, Untergang und Diebstahl geschützt sein.
- Die Wiederherstellbarkeit muss gewährleistet sein.
- Die Zugriffsrechte müssen eindeutig definiert werden – führen Sie ein Berechtigungskonzept ein.
- Die Privatnutzung von E-Mail muss mit den Mitarbeitern geregelt werden
- Die Speicherung muss begrenzt werden – führen Sie Löschkonzepte.
Daher empfehlen wir dringend:
Führen Sie eine ordnungsmäßige E-Mail-Archivierung ein.
Es genügt nicht, sich auf die Archivierung im Mail-Postfach oder auf dem Server zu verlassen.
Im schlimmsten Fall verstoßen Sie gegen die DS-GVO oder GoBD.
Als MVK beraten wir Sie zu geeigneten Maßnahmen und Lösungen.
