Alle Jahre wieder: Archiv aufräumen
Jeder kennt es und niemand mag es, wenn die Akten des vergangenen Jahres verräumt werden müssen, damit Platz für die des neuen Jahres ist.
Kurze Rede, langer Sinn: Alles ab ins Archiv!
Aber hoppla, dort ist kaum noch Platz, es türmen sich noch immer die Akten der vergangenen Jahre, alte PC, Notebooks und Festplatten.
Also werden kurzerhand Kisten gepackt: Auftragsakten, Personalakten, Buchhaltungsbelege, Festplatten, der ganze Elektrokrempel – alles ab in den Kofferraum und weg damit….
Aber wohin?
An dieser Stelle beginnt das Problem, wenn man unbedacht vorgeht.
An dieser Stelle sehen wir mal von den altbekannten Aufbewahrungsfristen ab, denn an dieser Stelle ist auch noch die DS-GVO zu beachten. Diese besagt, dass Daten datenschutzgerecht vernichtet werden müssen.
Das betrifft selbst verständlich Papierbelege und selbst redend auch Datenbestände auf Altgeräten und elektronischen Datenträgern.
Die denkbar schlechteste Lösung ist die Entsorgung nach alter Väter Sitte:
Altpapiercontainer, Restmüll, Feuertonne, Wertstoffhof oder Müllverbrennungsanlagen.
Mit diesen Entsorgungsmethoden haben Sie keine Kontrolle und vor allem keinen Nachweis über die adäquate Entsorgung dieser Datenträger.
Wir stellen uns an dieser Stelle nicht vor, was Ihnen blüht, wenn Altdatenbestände z.B. von Kunden oder Patienten öffentlich werden. Die Folgen sind uns aus Zeitung, Funk und Fernsehen bekannt.
Der Lösungsansatz: Technisch-organisatorische-Maßnahmen und Löschkonzepte
Wir kümmern uns gerne für Sie darum!
