Das Böse hat einen Namen: Verfahrensdokumentation!

Verfahren zu dokumentieren, also aufzuschreiben was man vorhat und wie man das erledigen will ist für die meisten Unternehmer sowas von maximal langweilig und unsexy, dass man es kaum in Worte fassen kann. Unternehmer wollen unternehmen, wollen Dinge vorantreiben, Projekte erledigen und neue Dinge vorantreiben, aber doch nicht dokumentieren…. Das ist nicht nur langweilig und unsexy, das ist unproduktiv, hält die Leute von der Arbeit ab, kostet Zeit und Geld…. „großes Bahbah“ wie mein Sohn früher dazu gesagt hätte….

….oder vielleicht doch nicht?

Nun im ersten Schritt gilt es zu klären, über mit welcher Art von Verfahrensdokumentation wir uns grad langweilen wollen:

Verfahrensdokumentation nach GOBD

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD betrachtet alle Abrechnungsrelevanten Prozesse und dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Finanzverwaltung hat Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff reiben veröffentlicht und macht Ausführungen zur Verfahrensdokumentation.

Nach unterschiedlichen Paragraphen in der Abgabenordnung sowie im HGB, dem Genossenschaftsgesetz, dem GmbH Gesetz, dem Aktiengesetz etc. etc. ist die Verfahrensdokumentation nach GOBD Pflicht.

…und Ende der Diskussion!

IT Verfahrensdokumentation

Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um die Anwenderdokumentation sowie die Systemdokumentation eines Softwareproduktes und der internen Abläufe dahinter.

Die Verfahrensdokumentation im IT-Bereich ist genauso nicht nur ein leidiges Thema, sondern auch ein Thema voller Missverständnisse, insbesondere dann, wenn Revisoren, Datenschutzbeauftragte oder Wirtschaftsprüfer immer danach fragen.
Zum einen stehen der Erstellung einer vollumfänglichen Verfahrensdokumentation enge Personalressourcen, zeitliche Einschränkungen sowie häufig auch Eigeninteressen vieler Mitarbeiter im IT-Bereich entgegen. Andererseits verlangen gerade Revisoren und Wirtschaftsprüfer nach entsprechenden nachvollziehbaren Unterlagen, um sich einen Überblick über die vorhandenen Abläufe und Geschäftsprozesse sowie das vorhandene interne Kontrollsystem (IKS) oder das implementierte ISMS System zu verschaffen.

Im Zusammenhang mit den Auflagen aus dem Datenschutz sind solche Dokumentation ebenso verpflichtend, wie existenziell für das Bestehen eine Unternehmung

…und wieder Ende der Diskussion!

Aber ist das wirklich ein so großes Übel, wenn man sich ein Handbuch über die eigene Unternehmung erstellt und festlegt wie man arbeiten will und wie gearbeitet werden soll?

Ist es schlimm seine Prozesse wirklich zu kennen und dann weitere Schritte überlegen zu können? Wo kann ich beispielsweise weiter vereinfachen und digitalisieren? Welche Auswirkungen hat das?

Kann ich dem Wirtschaftsprüfer lächelnd nachweisen, dass ich alles ordnungsgemäß erledigt habe und Ihm meine Doku in die Hand drücken?
Kann ich den Banken und Versicherungen gegenüber zeigen: Ich weiß wie mein Unternehmen funktioniert, kenne meine Risiken? Mein Unternehmen besteht auch weiter, wenn ich nicht da bin, oder Schlüsselfiguren ausscheiden, weil wir können das nachlesen. Wir haben Inselwissen auf ein Minimum reduziert.

Es gibt so viele Fragen, die man mit ruhigem Gewissen mit ja beantworten kann, so viele unangenehme Diskussionen mit der Finanzverwaltung, die man vermeiden kann…. glauben Sie mir.

Aber wer soll dokumentieren und wo soll man anfangen?

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und wir kümmern uns darum! Versprochen!

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Veit Kuhl

Veit Kuhl

MVK GmbH Unternehmensberatungsgesellschaft in Düsseldorf betreut mit Datenschutzauditoren und externen Datenschutzbeauftragten deutschlandweit Datenschutzmandate. Als Experten für Digitalisierung von Geschäftsprozessen beraten und begleiten wir KMU bei der Digitalisierung des Geschäftsalltags und sind autorisierte Fördermittelberater für das Förderprogramm go-digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

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