… wenn man sich das Wort Verfahren gesondert anschaut, dann hat es ganz unterschiedliche Bedeutungen… will sagen, aus dem Kontext gerissen kann es zu erheblichen Missverständnissen kommen.
Man findet den Weg in einer fremden Stadt nicht… man hat sich verfahren… ohne Karte oder Navi kommt man dann nicht weiter.
Man steckt in einer unangenehmen Situation und komm einfach nicht weiter… die Situation ist verfahren. Ohne Hilfe von dritter Seite kann man in der Regel solche Situationen auch nicht auflösen.
Ein Angestellter hat sich nicht korrekt verhalten oder hat gar Firmengelder veruntreut, wie soll man nun mit dem Menschen verfahren. Vor Gericht bezeichnet man die Beweisführung, um festzustellen, welche der beiden Parteien Recht hat ebenso: Verfahren.
Im Firmenumfeld werden alle Regelabläufe, also wie etwas zu erledigen ist oder erledigt wird, Verfahren genannt, egal ob diese manuell oder digital abgewickelt werden. Für eben diese Verfahren ist es aus vielerlei Blickwinkeln ratsam, diese genau zu dokumentieren. Zum einen damit man weiß, was im eigenen Unternehmen geschieht und wie gearbeitet wird und zum anderen, weil der Gesetzgeber und der Fiskus genau das wissen und auch einsehen will: Die Verfahrensdokumentation nach GOBD!
Als unangenehmes, jedoch unumgängliches Übel dient sie dazu, dass Sie als Unternehmer nachweisen können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Die Finanzverwaltung hat hierzu sogar im Rahmen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Vorgaben in einem BMF-Schreiben veröffentlicht und macht in den Tz 151ff des BMF-Schreibens Ausführungen zur Verfahrensdokumentation.
Wie schon erwähnt, unangenehm, aber leider unumgänglich, oder wie der Volksmund sagt: notwendiges Übel.
Erfahrungsgemäß bleibt im Unternehmensalltag jedoch kaum Raum um eben diese Art der Dokumentation zu erstellen, zumal die Form auch nicht oder nur bedingt bekannt ist.
Genau in dem Moment, wo der Wirtschaftsprüfer an der Tür klingelt, ist dann meist guter Rat und vor allem Hilfe gefragt. Da kommen wir dann ins Spiel und können helfen.
Das muss bitte nicht immer dann sein, wenn es schon fast zu spät ist, aber auch das bekommen wir hin (darüber aber mal in einem anderen Blog).
Wir sind in jedem Fall für Sie da, damit sich aus einer fehlenden Verfahrensdokumentation nicht eine verfahrene Situation entwickelt, die ein steuerliches Verfahren nach sich zieht, welches Kosten in Höhe eines Kleinwagens verursacht, mit dem Sie sich dann nicht in einer fremden Stadt verfahren können. …und nein: die Verantwortung hierfür können Sie gegenüber dem Fiskus nicht einem Mitarbeiter übertragen, mit dem Sie dann irgendwie verfahren müssen. ?.
So verfahren ist es aber nicht: Anruf genügt!
