Verfahrensdokumentation betrifft auch E-Mails

Sie werden jetzt sicherlich sagen: „Das betrifft mich nicht und außerdem sind meine Mails in meinem E-Mail-Programm gespeichert.“

Natürlich werden Ihre E-Mails zunächst in Outlook, Exchange oder anderen Apps gespeichert, aber:

Haben Sie denn auch sichergestellt, dass diese Mails gegen Verlust und Verfälschung gesichert sind?

Genau an dieser Stelle liegt der Hase im Pfeffer: Die GoBD beschreibt, dass Belege in Papierform oder in elektronischer Form zeitnah nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern sind. Weiterhin haben Sie (der Steuerpflichtige) Ihr DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und zu schützen.

Das Problem an dieser Stelle ist, dass kein standardisiertes E-Mail-Programm diese Grundlage erfüllt.

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation erhalten Sie einen Großteil Ihrer Geschäftskorrespondenz und auch Rechnungen auf elektronischem Weg, also per E-Mail.

Wenn Sie nun brav der GoBD folgen möchten, müssen Sie die elektronischen Unterlagen auch in der eingegangenen Form aufbewahren und dürfen diese vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht löschen. Die Aufbewahrung in ausschließlich ausgedruckter Form genügt heutzutage nicht mehr.

Nolens volens bleibt Ihnen also nichts anderes übrig, als für ein geeignetes Mailarchivierungssystem zu sorgen. Ach so: Damit tun Sie Ihrem Datenschutzkonzept übrigens auch noch etwas Gutes.

Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, sprechen Sie uns gerne an!

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Veit Kuhl

Veit Kuhl

MVK GmbH Unternehmensberatungsgesellschaft in Düsseldorf betreut mit Datenschutzauditoren und externen Datenschutzbeauftragten deutschlandweit Datenschutzmandate. Als Experten für Digitalisierung von Geschäftsprozessen beraten und begleiten wir KMU bei der Digitalisierung des Geschäftsalltags und sind autorisierte Fördermittelberater für das Förderprogramm go-digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

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