Verfahrensdokumentation nach GoBD – Wer? Wie? Was?

Bereits im ersten Blogartikel haben wir kurz die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschrieben und das diese ein gesetzlich verpflichtendes Dokument ist.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation vorweisen können?

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation führen. Diese Regelung gilt bereits seit einem Erlass des Bundesministerium für Finanzen im November 2014.

Wie ist die Verfahrensdokumentation zu führen?

Die Verfahrensdokumentation muss alle Datenverarbeitungssysteme beschreiben, die im Unternehmen zum Einsatz kommen, mit denen Daten und Dokumente erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.

Diese werden in Hauptsysteme, sowie Vor- und Nebensysteme gegliedert.

Darunter fallen Finanzbuchführungssysteme, Anlagenbuchhaltungen, Lohnbuchhaltungssysteme, Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Zahlungsverkehrssysteme, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaften, Fakturierungs- und Zeiterfassungssysteme, Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme, einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.

Was hat die Verfahrensdokumentation für einen Zweck?

Die Verfahrensdokumentation soll dem sachverständigen Dritten, also einem Betriebsprüfer, mithilfe dieser Informationen die Rahmendaten des Unternehmens sowie die allgemeine Organisation darstellen.

Wie ist die Aufbauorganisation dargestellt.
Wie sind die fachlichen und technischen Zuständigkeiten geregelt.
Was gelten für Arbeits- und Organisationsanweisungen.
Was werden für Haupt- und Nebensysteme eingesetzt.

Ziel der Anforderung einer Verfahrensdokumentation ist es, den Betriebsprüfern ein ausreichendes Verständnis zum Unternehmen und den eingesetzten Datenverarbeitungssystemen zu verschaffen.

Kontaktieren Sie uns, wir informieren Sie gezielt zu den Anforderungen für Ihr Unternehmen.

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Veit Kuhl

Veit Kuhl

MVK GmbH Unternehmensberatungsgesellschaft in Düsseldorf betreut mit Datenschutzauditoren und externen Datenschutzbeauftragten deutschlandweit Datenschutzmandate. Als Experten für Digitalisierung von Geschäftsprozessen beraten und begleiten wir KMU bei der Digitalisierung des Geschäftsalltags und sind autorisierte Fördermittelberater für das Förderprogramm go-digital des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

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